結論：Nottaの文字起こしを社外に共有するときは、リンクを送る前に①共有する内容、②有効期限、③パスワード、④共有を止める方法の4点を確認しましょう。共有リンクは全プランで利用できますが、リンクを作成するには対象ノートに「編集可能」以上の権限が必要です。Notta公式：共有リンクによる外部共有をもとに、2026年10月27日時点の設定と注意点を整理します。
※本記事にはアフィリエイト広告を含みます。機能・プラン条件は変更されるため、実際の画面と公式ヘルプを最終確認してください。機密情報を含む会議では社内の情報管理規程を優先してください。
共有リンクとワークスペース内の共有は別の機能
Nottaの「共有リンク」は、リンクを知る外部の相手にもノートの内容を見せる方法です。スマートフォン向け公式案内では、リンクを知っている人はNottaへのログインなしでアクセスできると説明されています。対して、ワークスペース内のメンバーへの権限付与は、閲覧・編集・ダウンロードなどを細かく分けて管理する方法です。
| 方法 | 主な用途 | 注意点 |
|---|---|---|
| 外部共有リンク | 社外の相手へ議事録や要約を渡す | リンクの転送や有効期限に注意 |
| ワークスペース内のアクセス権 | 社内で編集者・閲覧者を分ける | 詳細な権限設定にはプランと権限の条件がある |
「リンクを知る人に見せる」ことと「特定の社員だけに編集を許可する」ことを混同しないのが重要です。社内で機密データを扱う場合は文字起こしAIのセキュリティ確認項目も参考にしてください。
Notta Web版で共有リンクを作る手順
- Notta Web版で、共有したい文字起こしノートを開きます。
- 右上の「共有」をクリックし、「公開共有」を選びます。
- 「外部共有」をオンにします。ノートに「外部共有中」と表示されることを確認します。
- 共有する内容を「文字起こし」または「AI要約」から選びます。文字起こしを選ぶ場合、必要に応じて「録画を非表示」を設定します。
- 有効期限とパスワードを確認したうえで「リンクをコピー」し、相手に送ります。
録音中のノートを共有する場合、公式案内では共有リンクから音声・動画を確認できず、テキストのみ表示されます。全文ではなく一部だけ渡したい場合は、対象のテキストブロックを選んで共有する方法もあります。公式手順と画面例で操作箇所を確認してください。
有効期限とパスワードの設定
有効期限は共有前に設定する
Web版では共有リンクの設定画面で日数を選んで有効期間を指定できます。モバイルアプリでも日数を選ぶ手順が案内されています。選べる日数は利用画面で確認し、契約書や会議資料など長期間残す必要のない情報は、必要最小限の期間にしましょう。
パスワードは自動生成される
「パスワード保護」をオンにするとパスワードが自動生成されます。公式案内では任意の文字列への変更・カスタマイズはできません。リンクとパスワードは同じチャットにまとめて送るより、可能なら別経路で伝える運用を検討してください。パスワード保護だけで社内規程上の共有許可が得られるわけではありません。
共有を停止する方法と注意点
Web版では共有画面の「外部共有」トグルをオフにすると、外部共有を停止できます。モバイルアプリでも共有トグルをオフにする方法が公式案内されています。送信したメッセージを削除するだけでは共有設定の停止にはならないため、ノート側で共有をオフにしたことを確認してください。
また、共有中のノートを後から編集すると、その変更は共有先にも反映されます。共有前に個人名・顧客情報・機密の数値を確認し、必要な部分だけを共有してください。
共有リンクが開けない・作れないときの確認順
- リンクの有効期間：設定した期間が終了していないか、発行者に確認する。
- パスワード：保護がオンの場合、自動生成されたパスワードを正しく受け取ったか確認する。
- 外部共有の状態：発行者が「外部共有」をオフにしていないか確認する。
- 作成者の権限：リンクを作れない場合、対象ノートに「編集可能」以上の権限があるか確認する。
- 組織の制限：管理者が外部共有を制限していないか確認する。
ビジネスプラン以上では、オーナーが外部共有を無効化する設定を利用できます。組織の制限が原因なら、利用者が勝手に解除せず管理者に相談してください。Notta公式：外部共有の制限。
無料版でも共有できる？有料プランが必要な場面は？
公式ヘルプでは、外部共有リンクの利用対象はすべてのプランです。ただし、ノートを操作するための権限は別途必要です。一方、ノート・フォルダ単位で社内メンバーのアクセス権を細かく設定する機能は、公式案内ではビジネス・エンタープライズプランが対象です。Notta公式：データ・フォルダのアクセス権設定。
社外へ議事録を送るだけなら、まず無料版の共有リンクで要件を満たせるかを確認しましょう。部署単位の権限管理などが必要な場合に限り、Notta無料版と有料版の違いを見比べてください。権限不足や組織の共有禁止設定は、単に個人が課金するだけでは解消しないことがあります。
導入前にプランを比較する方は、共有機能だけでなく、文字起こしの利用時間やデータ管理の条件も公式ページで確認してください。Notta公式サイトでプランを確認する（広告）。
共有前のチェックリスト
- 議事録の内容・参加者の録音同意・社内ルールを確認したか。
- 共有する範囲は全文・要約・一部テキストのどれが適切か。
- 録画を共有する必要が本当にあるか。
- 有効期限とパスワードを設定したか。
- 不要になったら共有を停止する担当者が決まっているか。
録音から議事録の作成までの流れはNottaで議事録を作る5ステップにまとめています。
まとめ：リンクを送る前に「誰が・何を・いつまで見られるか」を決める
Nottaの共有リンクは、全文やAI要約を簡単に渡せる便利な機能です。ただし、リンクを送るだけで情報管理が完了するわけではありません。共有する内容、期限、パスワード、停止方法、組織の制限を確認してから利用しましょう。
これから導入する場合は、まず必要な共有方法と権限管理の条件を整理し、公式の最新プランで確認してください。Notta公式サイトで共有機能とプランを確認する（広告）。
参考：Notta公式：共有リンクを使った外部へのノート共有（2026年9月23日更新）、アクセス権について、外部共有の制限。情報確認日：2026年10月27日。
