会議の文字起こしをAIに任せると、議事録づくりが楽になりそうです。ただ、文字起こし結果をそのまま議事録として共有すると、重要な決定事項や数字を取り違えるおそれがあります。結論は、文字起こしは下書き、議事録は確認して仕上げるという役割分担です。
文字起こしと議事録は違う
文字起こしは発言を文字にする作業です。一方、議事録は議題、決定事項、未決事項、担当者、期限を関係者が確認できるよう整理する文書です。発言がすべて記録されていても、決定事項が埋もれていれば議事録として使いにくくなります。
AI議事録を作る5ステップ
1. 録音の許可と取り扱いを確認する
録音や外部サービスへのアップロードについて、参加者への説明、社内規程、機密情報の扱いを事前に確認します。顧客情報や個人情報を含む音声は、許可された方法でのみ処理してください。
2. 音声を文字起こしする
なるべく雑音の少ない録音を使い、可能なら話者分離やタイムスタンプを有効にします。録音が不鮮明な箇所は、AIに推測で補わせず、確認が必要な部分として残します。
3. 決定事項・保留事項・ToDoを抽出する
発言を短くするだけでなく、「何が決まったか」「何はまだ決まっていないか」「誰がいつまでに何をするか」を分けます。曖昧な発言から担当者や期限を勝手に決めないことが重要です。
4. 原音声と照合する
金額、日付、数値、人名、担当者、否定表現を重点的に確認します。例えば「実施する」と「実施しない」の取り違えは、短い誤認識でも業務への影響が大きくなります。
5. 参加者が確認できる形で共有する
議事録の冒頭に結論と決定事項を置き、続けて担当者と期限をまとめます。必要に応じて、原音声の該当箇所へ戻れるよう時刻も残すと確認がしやすくなります。
そのまま使える議事録整理プロンプト
「文字起こしはできたけれど、結局どこが決定事項なのか分からない」というときは、次の指示文を使って整理できます。共有する前に、必ず原音声と照合してください。
以下の文字起こしをもとに、会議の議事録を作成してください。
出力項目：①会議名・日時（記載がある場合のみ）②決定事項③未決事項④ToDo（担当者・期限）⑤確認が必要な発言。
発言にない内容を推測して補わないでください。担当者・期限・金額・日付などが不明な場合は「未確認」と明記してください。否定表現、固有名詞、数字は原文のまま示し、曖昧な箇所を「要確認」としてください。
文字起こし：［ここに文字起こし結果を貼り付ける］
例として、発言が「来週までに見積もりを確認しましょう。担当は次回決めます」であれば、ToDoは「見積もりの確認／期限：来週（具体日未確認）／担当：未決定」と記載します。これは説明用の架空例です。
なお、機密情報や個人情報を外部のAIに入力する前に、社内規程・利用許諾・サービスのデータ取り扱い条件を確認してください。
そのまま使える議事録の構成
- 会議名・日時・参加者
- 議題と目的
- 決定事項
- 未決事項・確認待ち
- ToDo（担当者・期限）
- 次回までに確認すること
担当者や期限が決まっていない場合は、空欄や「未決定」と明記します。AIがそれらしく補完した情報を事実として記載しないことが大切です。
ツール選びで見るべき点
会議用なら、話者分離、原音声との照合、共有・編集のしやすさ、保存データの取り扱いを重視しましょう。無料版でも短い音声で試せるサービスはありますが、無料枠や料金は変わるため、利用前に各社の公式情報を確認してください。Nottaを候補にする場合は、Notta無料版と有料版の違い・選び方で利用制限や課金判断を確認できます。
ツカエルカでは、文字起こしAIの選び方、NottaとLINE WORKS AiNoteの比較、日本語文字起こしAIの比較も紹介しています。会議用の文字起こしツールを選ぶなら、まず上記の「NottaとLINE WORKS AiNoteの比較」で無料枠・料金・精度の違いを確認してください。候補を絞ったら、実際に使う会議の音声で試し、修正にかかる時間まで比べると判断しやすくなります。
まとめ
AIは議事録作成の手間を減らす道具ですが、会議で何が決まったかを保証するものではありません。文字起こし→要点整理→重要情報の照合→共有の順番を守ることで、速さと正確さを両立しやすくなります。
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